ما هي مهام المساعد الإداري في المدارس

تُعد المدارس المؤسسة التي أصبح الإنسان بحاجة إليها مع مرور الوقت، فهي المؤسسة التي تخرج لنا أجيال تُساعد في بناء المجتمع والحفاظ عليه من كل سوء،

وتخرج لنا العلماء الذين يساعدون البشرية في معرفة الكون الذين يعيشون فيه، وهي العامل المهم المساعد في تربية الطفل بجانب تربية الأهل

فهي مكملة لهم، وينتج عن ذلك خروج الأطفال إلى الحياة مستعدين لها.

ما هي مهام المساعد الإداري في المدارس

تحتاج المدارس إلى الكثير من الجهد من أجل تنظيمها، وبجانب هذا الاهتمام يجب أن يكون الموظفون ذو كفاءة عالية من أجل ذلك،

ومن أهم الموظفون الذين يعدون الأساس في المدارس هو المساعد الإداري، حيث يقوم بالوظيفة التي تحتاج إلى عناية كبيرة واهتمام بالغ بالإدارة، إذ يقوم بالمهام التالية وهي:

• يُعد الشخص المسئول عن استلام الكتب وتفحصها جيداً ثم يقوم بعد ذلك بتسليمها للطلاب.
• المستودع الخاص بكل مدرسة هو المسئول عن كل ما يحدث فيه من أعمال وتنظيمها.
• المسئول عن الموظفين وكل ما يتعلق بهم من أوراق وملفات ويقوم بمتابعتهم.
• يُعد الشخص المسئول عن المدرسين فيما يخص الأعمال خارج الدراسة مثل: تعيين المدرس الذي سينظم الطابور الصباحي للأطفال عند دخولهم الدراسة.
• يقوم بمتابعة أخبار الطلاب من حضور أو غياب، وذلك من خلال الملفات التي يتم كتابتها كل صباح، وبالتالي متابعة هؤلاء الطلاب ومعرفة السبب الرئيسي لعدم الحضور.
• يُجيد قيام كل ما يتعلق من إجراءات عند حضور طلاب جدد من المدارس الأخرى أو دخول أي طالب جديد للمدرسة.
• يقوم المدير في بعض الأحيان بتكليف أمور المساعد الإداري باعتباره من أهم الموظفين في المدرسة وأيضاً بما يعرفه عن المدرسة أكثر من غيره.
• الشخص المسؤول عن توظيف المدرسين وتعيينهم ورؤية إذا كانوا ذوي كفاءة عالية
• ويستحقون الوظيفة، هو الذي يقبل الطلاب الذين قد قاموا من تحويل من مدرسة إلى أخرى ورؤية الأسباب التي قام بالتحويل من أجلها.
• التأكد من كل شئ موجود في المدارس وعدم حدوث أي نقص أو خلل في المدرسة، وإذا تم إيجاد أي مشكلة يجب أن يكون سريعاً في إيجاد حل لها.
• المساعد الإداري له دور مهم في المدارس لقدرته على التنظيم بشكل كبير.
• كما أنه أحد العوامل التي تؤثر في شخصية الطلاب من خلال التعليم والجانب التربوي لأنه الذي يتابع المدرسون
• ويقيّم مستواهم، ويرى من خلال الطلاب إذا كان يستطيع أن يكون مؤهلاً لهذه الوظيفة أم لا.
• يهتم بالجزء الخاص بالأنشطة التي تؤثر وبشكل كبير على ثقة الطلاب بأنفسهم.
• لهذا عند اختيار المساعد الإداري يجب التأكد من الشخص الصحيح الذي سيكون المسؤول عن مثل هذه الوظيفة.

مواصفات المساعد الإداري في المدارس

يُعد المساعد الإداري من أهم موظفين المدرسة بعد المدرسين، فهو الوجه العام لها، ولهذا يجب أن تتوافر الكثير من الصفات التي تجعله مؤهلاً لهذه الوظيفة وهى:

• يجب أن يعرف كل مدرس في المدرسة ومميزات كل واحد منهم.
• يجب أن يكون قادر على تذكر الأمور بسرعة مثل: أماكن الأوراق والملفات الهامة.
• تُعد من أهم الصفات التي تكون في المساعد الإداري أن يكون شخص منظم ويكون له القدرة على ذلك بسرعة.
• يجب أن تتوافر فيه الأمانة، فهما من أهم الصفات التي يجب أن تتوافر فيه .
• يشترط أن يجيد التعامل باحترام وأسلوب لبق مع باقي الموظفين وأولياء الأمور عند حدوث أي مشكلة وأن يستطيع حل أي مشاكل بطريقة جيدة .
• يجب أن يكون على علم خاص بهذه الوظيفة ومتطلباتها ويكون له القدرة على التكيف بها.
• المسئول على النظافة الخاصة بالمدرسة، وهي تُعد من أهم الأشياء للحفاظ على الطلاب.
• مُتابعة الأمور المالية في المدرسة مثل: المصروفات التي يدفعها الطلاب وإعطاء مُهلة معينة عند التأخير.
• مُتابعة الأنشطة في المدارس والتأكد من انتظامها، فهي تعد من العناصر الأساسية التي تؤثر على شخصية الطالب بشكل كبير.
• المسئول عن المدرسة عند غياب المدير لسبب ضروري.
• المسئول عن وضع جداول للطلاب الخاصة بالامتحانات الشهرية والسنوية وبالتالي يكون المسؤول عن أي تنظيم أوراق الامتحانات وتنظيم النتائج ومتابعة الطلاب ومستواهم الدراسي.
• يجب أن يكون شخصية اجتماعية لكي يستطيع التعامل مع الآخرين بسرعة.

مهارات المساعد الإداري في المدارس

يجب على المساعد الإداري في المدارس أن يتمتع بمهارات كثيرة، بجانب أداء الوظيفة الجيد والأمانة ومنها:

• المهارة الأساسية أن يتمتع بشخصية قيادية.
• يجب أن يكون يتمتع بمهارات خاصة بالتقنيات الحديثة مثل: التعامل مع أجهزة الكمبيوتر والبرامج التي عليها، التي تُساهم بشكل كبير في تنظيم الأعمال الخاصة به وتوفر الكثير من الوقت.
• لابد أن يتمتع بمهارة تنظيم الوقت لإنجاز أكبر عدد من الأعمال.
• التخطيط الجيد للأمور، حيث يجب عليه أن يخطط بما ينُاسب جميع المدرسين والعاملين.
• الشخص المناسب لهذه الوظيفة هو الشخص الذي يقوم بتطوير من طرق التعيين والنظام في المدارس لجعل هذه المدرسة على ذي مستوى عالي.

خطوات وصول الشخص إلى مساعد إداري

المساعد الإداري تُعد من أهم الوظائف التي تتطلب من المدير عناية كبيرة من أجل أن يقوم بتعيين أي أحد في مثل هذه الوظائف، ويجب على الشخص أن تكون لديه المهارات الكافية والصفات المناسبة هي:

• المقابلة الشخصية من أهم الأسباب التي تجعل سبب رفض أو القبول، وذلك لأن الشخص يواجه بضعة مواقف لكي يتم رؤيته فيها كيف يتصرف من خلال ذلك.
• يقوم المدير بوضع الشخص تحت ضغط شديد لكي يتم رؤيته كيف يستطيع التنظيم عند هذا الضغط، وكيف يمكن التحكم في أعصابه.
• الاختبارات التي تعتمد على الأخلاق مثل الأمانة.
• المهارات التي يمتلكها المتقدم على الوظيفة.

المرتبات الخاصة بوظيفة المساعد الإداري في المدارس

يبدأ مرتب الإداري المساعد من 4000 جنيهًا، ولكن هذا الراتب من الممكن أن يزيد من خلال الشخص المتقدم لهذه الوظيفة بمعنى أن الشخص الذي لديه خبرة بالتأكيد يختلف عن الشخص الذي لا يمتلك،

هذا بجانب المؤهلات والمهارات التي تكون عند الشخص والتي تكون سبب كبير جداً في زيادة المرتب الذي قد يصل إلى 7000 جنيهًا.

المساعد الإداري له الكثير من الصفات والمميزات التي يجب توافرها لديه لأنه من أساسيات المدرسة التي يجب أن يكون الشخص مُناسب لها،

وذلك لتنظيم كل شيء وعدم السماح بحدوث أي خلل، كما أنه الذي يُتابع المدرسين والطلاب من أجل معرفة وتقييم مستواهم الدراسي في المدرسة،

مما يُساهم في السمعة الجيدة في المدرسة، والأهم من ذلك الحرص الشديد على خروج أجيال قد حصلت على التعليم الصحيح في المدارس لبناء الأمة.

شاهد :- ما هي مهام المساعد الإداري ؟