ما هي مهام المساعد الإداري ؟
يُعد المساعد الإداري الوسيط بين المدير والعميل، وهو مسؤول عن تلقي الرسائل وتوجيه المكالمات وتلبية الطلبات والاستفسارات بطرق مُلائمة، وتوفير خدمة الدعم الأولية، وتنظيم وترتيب مهام الإدارة.
مهام المساعد الإداري
تتمثل في الآتي:
- استقبال وتحويل الرسائل والمكالمات التليفونية.
- مُعالجة الطلبات والاستفسارات بطريقة ملائمة.
- إدارة الملاحظات وتنظيم الاجتماعات والمواعيد.
- ترتيب السفر واستكمال عملية الحجز.
- المتابعة مع الاحتياجات المكتبية وتقديم الطلبات بانتظام.
- تحضير التقرير اليومي والعروض المقدمة والملخصات.
- ترتيب وصيانة نظام المكتبية.
المهارات المطلوبة لوظيفة مساعد إداري
- فهم نظام الإدارة المكتبية والمتطلبات الإدارية.
- جيد في التعامل مع جميع الشخصيات.
- إمكانية كتابة التقارير بشكل منتظم.
- يبرع في المهارات الإدارية والالتزام بالمواعيد وجدولة المهام.
- الالتزام بقوانين وقواعد العمل.
متطلبات وظائف المساعد الإداري
- الحصول على الثانوية العامة أو الشهادة الجامعية “البكالوريوس”.
- يشترط الخبرة في مجال مساعد إداري.
واجبات المساعد الإداري
عادةً ما تكون واجبات المساعد الإداري ليست مجرد واجبات سكرتيرة، بل تتعامل أيضًا مع الخدمات اللوجستية للمكتب، مثل طلب المعدات والبريد والأوراق داخل وخارج المرافق
وتنظيم الوقت بين الموظفين، وفي العديد من الحالات يصبح المساعدون الإداريون منبع المعلومات للجمهور، وبالتالي يعملون أحيانًا نيابة عن الشركة.
كما يشرف بعض كبار المساعدين على المبتدئين أو السكرتارية، وفي هذه الحالة قد يحتاج المساعدون الإداريون إلى إجراء تقارير أداء أو عروض تقديمية منتظمة،
إذ يساعدوا أيضًا في الدورات التدريبية للموظفين، وخاصةً عند توليهم المناصب الإدارية، ويحتاج المساعدون الإداريون أيضًا إلى بعض المعرفة العملية، كطريقة استعمال المعدات المكتبية المختلفة.
مهام المساعدين الإداريين ووظائفهم
بشكل عام في كل الصناعات يكون أي مساعد إداري مسؤولاً عن أداء واجبات الكتابة، وقد يكون البعض أكثر احترافًا من غيره،
مثل الصناعة القانونية، إذ تدور معظم واجبات المساعدين الإداريين حول إدارة وتوزيع المعلومات الداخلية في المكتب، على سبيل المثال ينطبق هذا أيضًا على وظائف المساعد الإداري في الجامعات السعودية.
تشمل واجبات المساعد الإداري عادةً الرد على المكالمات الهاتفية وتدوين الملاحظات والحفاظ على المستندات،
وقد يكون المساعد الإداري مسؤولاً أيضًا عن إرسال واستقبال الرسائل وتحية العملاء، وتتمثل وظائف المساعد الإداري في التالي:
إمساك الدفاتر
- في بعض المكاتب قد يُطلب من المساعدين الإداريين تتبع النفقات وتدوينها.
- قد تنتج المهام من إقامة جداول البيانات إلى الإبلاغ عن المصروفات لمديري المكاتب.
- لذلك قد يُطلب من بعض المساعدين الإداريين أن يكونوا على دراية بإجراءات المحاسبة المكتبية، مثل Microsoft Excel.
التخطيط والترتيب
- قد تكون أنشطة التخطيط، اجتماعات مجلس الإدارة، وترتيب غداء العمل من مسؤولية المساعد الإداري.
- يحتاج ذلك إلى التفتيش عن أسعار الموردين أو السؤال عن عدد المتواجدين في الاجتماع أو الغداء للمشاركين.
- قد يكون له أيضًا مسؤوليات أخرى مثل تحديد المواعيد وإعداد مواد التوريد.
مرجع
- يُساهم المساعدون الإداريون الأعضاء الآخرين في المكتب في توفير المستندات، بالإضافة إلى تخزين الملفات وإدارتها وتنظيمها.
- قد يكون المساعد في حاجة إلى تدوين المستندات وكتابتها وتعديلها، وقد يكون بعض المساعدين في حاجة أيضًا إلى تحديد محاضر الاجتماع أو تسجيلها.
مهام المساعدين الإداريين للمدرسة
- المساعد الذي يتولى شئون المدرسة المعروف أيضًا باسم السكرتير، مسؤول عن جميع الأعمال الورقية في مكتب المدرسة.
- كما يقوم بقراءة رسائل البريد على الإنترنت والرد عليها، كذلك مراسلة أولياء الأمور والتلاميذ وجميع العاملين بالمدرسة والمدرسين وغيرهم.
- يقوم المساعد الإداري بالمدرسة بتدوين الحاضرين من الطلاب وإيجاد حلول لمشاكل الطالب أو المعلم وإخطار مسؤول المدرسة.
يُمكنك إثراء معلوماتك والتعرف على: ما هي مهام المساعد الاداري في المدارس
لوجستيات المكتب
من أهم واجبات المساعد الإداري ليس فقط عمل السكرتارية وإنما أيضاً يضم كافة المعاملات الخاصة المتعلقة بكافة الشؤون اللوجستية للمكتب، كطلب كافة المعدات والبريد والمستندات، وهذه الوثائق يجب استخدامها داخل وخارج جميع المرافق، وهو منسق بطريقة منتظمة.
في كثير من الأحيان يكون المساعد الإداري من أهم مصادر المعلومات للجميع، وغالباً ما يتصرف باسم الشركة، بينما يُشرف المساعد الأول على جميع المساعدين المبتدئين أو السكرتارية، وفي هذه الحالة يحتاج المساعد الإداري إلى تقديم العديد من تقارير أداء.
مراقبة تقدم المشروع
هو من الأدوار التي تلعب العديد من المهارات الخاصة، وأيضًا الدور الذي يُقدم تفاصيل كثيرة، ويُمكنهم دائمًا التعامل مع العديد من الأشخاص
وإتمام العديد من المهام في وقت واحد، كما أن معظمهم مسؤولون عن جداول مختلفة، ويشرف عليهم أيضًا مساعدون إداريون لمراقبة العديد من المشاريع في نفس الوقت.
يجب على المساعدين الإداريين أن يتعاونوا بشكل جيد مع الجميع، وذلك لأن هذه الوظيفة تتطلب الكثير من التفاعل مع أصحاب المكاتب وجميع العملاء، ويُمكن للمساعد الإداري حل المهام المباشرة طويلة الأجل، والتي تُعد جزءًا مهمًا من عملهم.
المساعد الإداري هو المسؤول عن جميع الأوراق الهامة التي تحتاج إلى تعديل، بالإضافة إلى البريد الإلكتروني والأوراق الخاصة بالمكتب، والمستندات الأخرى التي تتطلب بإستمرار نقلها للإدارة العليا.
الإشراف على عمل الموارد البشرية
- إن المساعدين الإداريين لديهم الكثير من المجالات المهنية بما في ذلك أقسام محددة داخل المنظمة، تمامًا كالموارد البشرية وتقنية المعلومات، على الرغم من أن هذا هو الأكثر شيوعًا في المنظمات الكبيرة.
مهارات تنظيمية ممتازة
- يلعب المساعد الإداري المحترف دورًا حيويًا في إدارة العديد من الشركات، فعلى الرغم من أن واجبات المساعد الإداري المحترف هي نفسها واجبات المساعدين الإداريين الآخرين،
- إلا أنه يتمتع بخبرة سنوات عديدة ويعمل بشكل طبيعي مع جميع المديرين أو مدير المكتب.
- يحتاج المساعد الإداري إلى قدرة عمل دائمة، فهو شخص جيد في التوافق مع الآخرين لامتلاكه الكثير من المهارات التنظيمية الفائقة ولديه خبرة في أجهزة الكمبيوتر.
- كما يتضمن العديد من المسؤوليات المتعلقة بالمساعدة الإدارية المهنية، ويدير التواصل بين الشركة وكافة العملاء والعاملين.
جدول الاجتماعات
- يمكن للمساعدين الإداريين المحترفين أداء كافة المهام المتعلقة بجدول الاجتماع، ويمكنهم أيضًا إعداد جميع المواعيد والسجلات بمهارة فائقة وببراعة، ويمكنهم المعاونة في ترتيب كافة العاملين الآخرين.
- يتحمل العديد من المساعدين الإداريين المحترفين مسؤولية تقديم جميع الوجبات والمزيد من الخدمات،
- بالإضافة إلى العديد من المهام الأخرى التي تُساعد في تعيين وتدريب موظفين جدد.
- تقديم المعاونة المستمرة لكافة العملاء القادمين للمكتب، وصيانة جميع المستلزمات المكتبية، وهذا يعني إزالة مخزون اللوازم والمفروشات المكتبية.
- هو أحد الأشياء التي نحتاجها دائمًا عند الاحتفاظ بجميع سجلات الدفاتر، ويحتاج دائمًا المساعدون الإداريون المحترفون.
- أن يكون لديك مستوى عالٍ ومعرفة غنية بجميع المعدات التقنية في المكتب، وأن تكون قادرًا على إجراء الكثير من الإصلاحات البسيطة للمعدات.
أهم صفات السكرتير
يبحث كل مكتب عن الصفات المطلوبة لأعمال السكرتارية، ولكن عادةً ما تكون هذه الصفات مختلفة، ومن بين السمات الشخصية والصفات العلمية الأخرى، فهي أيضًا من أهم هذه الخصائص:
- يجب أن يتمتع السكرتير بالعديد من الصفات اللازمة بما في ذلك الصدق والأمانة، لأنهما من الخصائص الأساسية التي يجب امتلاكها للحفاظ على خصوصيات العمل في المساعد الإداري.
- كما أن للمهارة دور كبير جدًا في أي نجاح سوف يصل إليه المساعد بلا شك.